1. Amaç ve Kapsam
Bu prosedür, TRINKEX ‘in müşterilerine sunmaları gereken belgelerin hazırlanması, onaylanması, iletilmesi ve arşivlenmesi süreçlerini kapsar. Her adım, yasal uyumluluğu ve müşteri haklarının korunmasını sağlamaya yönelik titizlikle uygulanmalıdır. Kurumlar, ilgili mevzuat ve düzenleyici otoriteler tarafından belirlenen standartlara uygun hareket ederek, şeffaflık ve güven ortamı oluşturmayı hedefler.
2. Yasal Dayanak
Bu prosedür aşağıdaki düzenlemelere dayanılarak hazırlanmıştır:
-
Sermaye Piyasası Kurulu (SPK) Kripto Varlık Hizmet Sağlayıcıların Kuruluş ve Faaliyet Esasları Hakkında Tebliğ (III-35/B.1)
-
Mali Suçları Araştırma Kurulu (MASAK) Yönetmelikleri
-
Suç Gelirlerinin Aklanmasının ve Terörün Finansmanının Önlenmesine Dair Tedbirler Hakkında Yönetmelik
3. Müşteri Kabul Süreci ve Sözleşmeler
TRINKEX , müşteri kabul sürecinde aşağıdaki belgeleri müşterilere sunmak ve onaylarını almak zorundadır;
-
Kullanım Sözleşmesi: Müşterinin hizmetleri nasıl kullanacağına, tarafların hak ve yükümlülüklerine ücret ve komisyonlara, müşterinin kendi nam ve hesabına davrandığına dair detaylı hükümleri içerir.
-
Aydınlatma Metni ve Gizlilik Sözleşmesi: Müşteri verilerinin nasıl işlendiğini, saklandığını ve korunduğunu açıklayan metindir.
-
Açık Rıza Beyanı: Trinkex’in vermiş olduğu hizmetler dolayısıyla yurtdışında faaliyet gösteren dış hizmet sağlayıcılarından destek alınmakta olması nedeniyle bir kısım verilerin bu hizmet sağlayıcıların sunucularına iletildiğine dair müşterinin rızasının ve onayının alındığı metindir.
-
Risk Bildirim Formu : Müşteriyi volatil kripto varlıklara yatırımın olası risklerine karşı uyarmayı amaçlar.
Bu belgeler, müşteri ile hizmet sağlayıcı arasındaki yasal çerçeveyi belirler ve bu belgeler elektronik ortamda onaylanır.
4. Müşteri Tanı (KYC) ve Kara Para Aklama ile Mücadele Belgeleri
TRINKEX, Müşterini Tanı (KYC) ve Kara Para Aklama ile Mücadele (AML) politikaları kapsamında müşterilerinden çeşitli belgeler ve bilgiler talep eder ve onlara bu süreçler hakkında bilgilendirme yapar;
-
Kimlik Doğrulama Belgeleri: Nüfus cüzdanı,
-
Adres Doğrulama Belgeleri: TRINKEX e hitaben e-devletten alınacak güncel ikametgah belgesi.
-
Gelir Beyanı, meslek, çalışma bilgisi beyanları: Hesap açılışında müşterinin gelir beyanı ve mesleği seçimi istenir.
-
Yapılacak işlemlerin mahiyeti, hacmi ve sıklığı hakkında bilgiler : Müşterinin hesap açılışında belirttiği işlem tutarı ve adedine göre risk skorlaması yapılır.
5. İşlem ve Faaliyet Bilgilendirme
TRINKEX, müşterilerine aşağıda yer alan bildirimlerde bulunur:
İşlem Sonuç Formu :
Müşteriye yaptığı işlemlere ilişkin gün sonu gönderilecek belgedir. Bu belgede;
Alınan ve satılan kripto varlıkların;
-
cinsi,
-
miktarı
-
fiyatı
-
müşteriye tahakkuk ettirilen komisyon ve gider karşılıklarını gösterecek şekilde ve müteselsil numaralı olarak işlem sonuç formu düzenlenir. Platform, düzenlenen işlem sonuç formunu en geç gün sonunda olmak üzere müşteri tarafından beyan edilecek elektronik posta adresine gönderir. Bu bilgilere müşteri aynı zamanda platform üzerinden de ulaşabilir.
Hesap Ekstresi:
Trinkex, müşterilerinin hesap ekstrelerini aylık dönemler itibarıyla ilgili dönemi izleyen beş iş günü içinde müşteri tarafından beyan edilecek elektronik posta adresine gönderir.
Hesap ekstrelerinde asgari olarak ilgili dönem içerisinde;
-
Alınan, satılan veya transfer edilen tüm kripto varlıkların adları, alım, satım ya da transfer tarihleri, zamanları, fiyatları ve miktarları,
-
Müşterinin platform ve saklama kuruluşu nezdinde tutulan kripto varlıklarına ve bankalarda tutulan nakitlerine ilişkin tüm hareketlere,
-
Hesaba tahakkuk ettirilen her türlü komisyon, ücret ve vergilere ilişkin bilgiler anlaşılır ve açık bir biçimde yer alır.
6. Regülatif ve Hukuki Bildirimler
TRINKEX, regülasyonlara bağlı olarak müşterilerine Sözleşme Değişiklik Bildirimlerini, kullanım koşullarında veya ücret tarifelerinde yapılan değişiklikler olması halinde müşteriye bilgilendirme yapmak zorundadır.
7-Olağanüstü Durumlar
Müşteri varlıklarını tehdit eden olağanüstü durumların oluşması halinde (ddos atak, phishing, büyük bir sanal korsan saldırısı, cüzdanların ele geçirilmesi, uzun süreli kesintiler vb) Trinkex kurtarma planı prosedürü devreye alınır, bu kapsamda acilen sıcak cüzdanların soğuk cüzdanlara boşaltılması, sistemlerin yalıtılması gibi önlemler sonrasında rezerv tespiti, müşteri zararları var ise bunlar ile ilgili nasıl aksiyon alınacağı, Trinkex’in iletişim bilgileri gibi müşterilerin doğru bir şekilde bilgilendirilmesini sağlayacak önlemler alınır.
8. Yürürlük ve Güncelleme
Bu prosedür, TRINKEX’in müşterilerine sunmaları gereken belgelerin hazırlanması, onaylanması, iletilmesi ve arşivlenmesi süreçlerini kapsar. Yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer ve yılda en az bir kez gözden geçirilerek güncellenir.